Das Konfliktpotenzial hinsichtlich der jährlichen Nebenkostenabrechnung ist zwischen Vermieter und Mieter groß. Nicht selten werden seitens der Vermieter markante Fehler beim Abrechnen gemacht. Mieter ärgern sich zwar über zu hohe Abrechnungen, zahlen diese jedoch ohne sie detailliert geprüft zu haben. Dass es sich finanziell durchaus lohnen kann die gesetzlichen Rahmenbedingungen genau zu kennen, beweist eine Vielzahl von Fällen. Wir haben Ihnen nachfolgend zehn hilfreiche Tipps zusammengestellt, die es Ihnen erleichtern Ihre Abrechnung zu kontrollieren und fehlerhafte Nebenkostenabrechnungen zu erkennen.

1. Mietvertrag und Abrechnung vergleichen 

Dass Nebenkostenabrechnungen für viele Mieter ein großes Rätsel darstellen, ist angesichts der zahlreichen Betriebskostenarten nicht verwunderlich. Auch der Deutsche Mieterbund bestätigt: „Mietrecht ist kompliziert. Knapp 100 Vorschriften im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) in den Paragrafen 535 bis 577a, unzählige Mietvertragsformulare und Tausende von Gerichtsurteilen pro Jahr regeln das Verhältnis von Mietern und Vermietern.“ Haben Sie mit Ihrem Vermieter eine Vorauszahlung der Nebenkosten vereinbart, sollten Sie zunächst Ihre Abrechnung grundsätzlich mit dem Mietvertrag abgleichen. Denn hier werden von vielen Vermietern bereits grobe Fehler begangen. Ausschlaggebend sind stets die Angaben, die im Mietvertrag gemacht wurden. Sie sind Grundlage der Abrechnung. Ein Beispiel ist der Umlageschlüssel. Dieser ist in der Regel im Mietvertrag aufgeführt und muss mit den Angaben in der Nebenkostenabrechnung exakt übereinstimmen. In Mehrfamilienhäusern muss der Vermieter zudem die Gesamtkosten des Gebäudes auflisten. Die einzelnen Mietanteile berechnen sich dann anhand der Gesamtkosten.

2. Betriebskosten prüfen

Grundsätzlich gilt, dass in der Nebenkostenabrechnung ausschließlich Kosten berechnet werden dürfen, die regelmäßig zustande kommen. Dies sagt bereits die Bezeichnung „Betriebskosten“, also alles was zum Betreiben des Mietobjekts anfällt, darf dem Mieter in Rechnung gestellt werden. Folgende Betriebskosten sind umlagefähig:

• Heizkosten

• Kalt- und Abwasser

• Versicherungen

• Grundsteuer

• Reinigungskosten

• Aufzugskosten

• Hausmeisterkosten

• Gartenpflegekosten

• Beleuchtungskosten

• Abfallbeseitigung

• Straßenreinigung

• Entwässerungskosten

• Dachrinnenreinigung

• Rauchmelder-Wartungskosten

• Kabelanschluss

Im Mietvertrag müssen die Betriebskosten aufgeführt sein. Eine Auflistung ist allerdings auch verbindlich und der Vermieter muss sich genau an seine Angaben halten. Betriebskosten, die nicht angegeben sind, haben auch auf der Abrechnung nichts verloren. Falls die einzelnen Posten nicht aufgeführt werden, ist ein Verweis auf die Betriebskostenverordnung vorgeschrieben. Finden Sie diesen Verweis nicht im Vertrag und fehlt auch die Auflistung sind Sie nicht verpflichtet Nebenkosten zu zahlen.

3. Vorsicht Hausmeisterkosten

Ist ein Hausmeister engagiert und übernimmt dieser seine typischen Aufgaben wie Treppenhausreinigung oder die Pflege der Gartenanlage sollten Sie besonders aufpassen. Auf vielen Abrechnungen werden zum einen Hausmeisterkosten und zum anderen Gartenpflegekosten oder Reinigungskosten verlangt. Gut möglich, dass hier doppelt gezahlt wird. Bei den Gartenpflegearbeiten ist ebenfalls Vorsicht geboten. Auch dabei gilt das Prinzip der Regelmäßigkeit. Wird ein Beet oder ein kompletter Garten neu gestaltet, gelten diese Ausgaben nicht als Betriebskosten. Schließlich fallen sie nur einmalig an. Lediglich wiederkehrende Pflegearbeiten dürfen umgelegt werden.

4. Versicherungen 

Bei den Versicherungen werden vielerorts Kosten auf die Mieter abgewälzt, die sie nicht zu tragen haben. Hier lohnt es sich vom Vermieter eine Aufschlüsselung zu verlangen. Lediglich Gebäude- und Haftpflichtversicherungen dürfen auf der Nebenkostenabrechnung auftauchen. Hausrat-, Mietverlustversicherungen oder eine Rechtschutz müssen vom Vermieter getragen werden. 

5. Gewerberäume

In einigen Mehrfamilienhäusern oder ähnlichem kann es vorkommen, dass neben Privatpersonen auch gewerbliche Mietparteien Räumlichkeiten mieten. Diese verursachen meistens höhere Betriebskosten als private Mieter. Ein Beispiel sind Friseurgeschäfte mit hohem Wasserverbrauch oder Verkaufsräume mit höherem Stromverbrauch. Diese außergewöhnlichen Betriebskosten muss der Vermieter gegenüber anderen Mietern berücksichtigen.

6. Nicht umlagefähig

Es gibt bestimmte Kosten, die Vermieter nicht umlegen dürfen, selbst wenn sie diese im Mietvertrag erwähnt haben. Darunter Hausverwaltungskosten, Porto, Telefonkosten, Zinsen, Bankgebühren und Instandhaltungs- sowie Instandsetzungskosten für Haus und Wohnungen. Werden am Haus oder der Wohnung Reparaturen  oder Instandhaltungsarbeiten durchgeführt, muss der Vermieter diese zu 100 Prozent selbst tragen. Mit den Betriebskosten haben diese Unkosten nichts zu tun.

7. Vergleich der Abrechnungen

Um Fehler und Differenzen aufzudecken, kann es lohnenswert sein die Abrechnungen der vergangenen Jahre mit dem aktuellen Dokument zu vergleichen. Unterscheiden sich wesentliche Daten wie Wohnfläche, Gesamtwohnfläche oder Umlageschlüssel, können Sie davon ausgehen, dass ein Fehler vorliegt.

8. Recht auf Belegeinsicht

Als Mieter haben Sie das Recht auf Belegeinsicht. Kommen Ihnen gewisse Kosten zu hoch vor, wie beispielsweise die Ausgaben für Gartenpflege oder Dachrinnenreinigung können Sie vom Vermieter die Belege verlangen. Liegt eine Unwirtschaftlichkeit vor, also sind die Ausgaben übermäßig hoch im Verhältnis zum Nutzen, müssen Sie dies beweisen. Vergleichsangebote von günstigeren Anbietern können eine Lösung sein.

9. Weitere Dreistigkeiten

Weitere Dreistigkeiten, die sich einige Vermieter leisten, werden in folgendem Video des MDR angesprochen. Darunter ein Trick, mit dem Vermieter Mieterverluste auf die übrigen Mieter abwälzen. Gesamtwohnflächen schrumpfen plötzlich und die Kosten für die Mieter steigen markant.

10. Fachanwalt oder Mieterbund kontaktieren

Entdecken Sie beim Kontrollieren der Nebenkostenabrechnung Ungereimtheiten oder ist die Abrechnung nicht nachvollziehbar, ist die Kontaktaufnahme mit einem Fachanwalt für Mietrecht oder dem Mieterbund sinnvoll. Bevor Sie eine Nachzahlung in Kauf nehmen, sollten Sie sich absolut sicher sein, dass die Abrechnung korrekt verfasst wurde. Und selbst wenn Sie eine Rückzahlung erhalten, lohnt sich die Prüfung. Möglicherweise würden Sie sogar noch viel mehr Geld erhalten. Neben dem Mieterbund erhalten Sie beispielsweise Unterstützung sowie weitere Infos bei MINEKO, einem Online-Portal bei dem Sie die Nebenkostenabrechnung von Rechtsexperten schnell und unkompliziert überprüfen lassen können. Im Vergleich zum Deutschen Mieterbund, der jede zweite Abrechnung als fehlerhaft beurteilt, erwiesen sich bei den Prüfungen von MINEKO neun von zehn Abrechnungen als falsch. Die Überprüfung durch einen Experten ist daher durchaus ratsam.